De afgelopen jaren zijn hybride evenementen sterk in opkomst. Deze verschuiving wordt gedreven door veranderingen in hoe we werken en communiceren, zoals de toename van thuiswerken. Hybride evenementen bieden het beste van twee werelden: de persoonlijke interactie van een fysiek evenement, gecombineerd met de flexibiliteit en het gemak van een online evenement. Maar wat maakt deze aanpak zo succesvol? En hoe kunnen bedrijven optimaal profiteren van hybride evenementen?
In dit artikel gaan we in op de voordelen, de organisatie en praktische toepassingen van hybride evenementen. Ook delen we voorbeelden van succesvolle hybride projecten en laten we zien waarom dit format de toekomst van de evenementenbranche vormt.
Inhoudsopgave
Wat is een hybride evenement?
Een hybride evenement is een fysieke bijeenkomst die tegelijkertijd online wordt gestreamd. Het unieke aan deze evenementen is dat zowel de gasten op locatie als de online deelnemers een vergelijkbare, interactieve ervaring beleven. Dit gaat verder dan simpelweg een livestream uitzenden. Bij een goed opgezet hybride evenement zijn online deelnemers actief betrokken: ze kunnen vragen stellen, stemmen en zelfs deelnemen aan discussies via videoverbindingen. Ook sprekers kunnen vanaf een externe locatie presentaties geven.
De sleutel tot een succesvol hybride evenement is het bieden van bijna dezelfde mogelijkheden aan online gasten als aan de aanwezigen op locatie. Alleen zo creëer je een echte hybride ervaring, zonder dat het een eenzijdige livestream wordt. Deze aanpak biedt tal van voordelen voor zowel organisatoren als deelnemers.
De voordelen van een hybride evenement op een rij
1. Groter bereik
Een van de grootste voordelen van een hybride evenement is het onbeperkte bereik. Je bent niet langer afhankelijk van de capaciteit van een fysieke locatie. Deelnemers kunnen wereldwijd inloggen en meedoen. Dit maakt het uitnodigen van internationale sprekers en gasten een stuk eenvoudiger, zonder de kosten en logistieke uitdagingen van reizen.
2. Kostenbesparing
Het organiseren van een hybride evenement kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Met minder fysieke gasten bespaar je op uitgaven zoals catering, locatiehuur en inrichting. Tegelijkertijd behoud je de waardevolle persoonlijke interactie voor de aanwezigen op locatie.
3. Geen reistijd
Voor veel deelnemers is reistijd een grote drempel om een evenement bij te wonen. Een hybride evenement biedt een uitkomst: online gasten kunnen zonder reistijd of bijkomende kosten deelnemen, waar ter wereld ze zich ook bevinden.
4. Interactiviteit voor iedereen
Bij een goed ontworpen hybride evenement kunnen zowel fysieke als online deelnemers actief meedoen. Via polls, chatfuncties, breakout rooms en videoconferenties kunnen online gasten evenveel bijdragen als de aanwezigen op locatie. Deze interactiviteit verhoogt de betrokkenheid en het succes van je evenement.
5. Milieuvriendelijk
Omdat minder mensen hoeven te reizen, wordt de CO2-uitstoot aanzienlijk verminderd. Hybride evenementen zijn daardoor een duurzame manier van evenementen organiseren, wat voor veel bedrijven steeds belangrijker wordt in hun MVO-beleid.
6. Veiligheid
In tijden van gezondheidscrisissen, zoals pandemieën, bieden hybride evenementen een veilige manier om bijeenkomsten door te laten gaan zonder dat grote aantallen mensen fysiek bij elkaar hoeven te komen.
7. Meer toegankelijkheid
Hybride evenementen maken het makkelijker voor mensen in verschillende tijdzones of met beperkingen om toch aanwezig te zijn. Dit verhoogt de toegankelijkheid en verbreedt je doelgroep. Bovendien kun je het volledige evenement On Demand aanbieden, zodat het achteraf altijd en overal te bekijken is. Een deel van de content kun je ook hergebruiken voor korte video’s op social media.
8. Betere meetbaarheid
Hoewel fysieke evenementen al waardevolle data opleveren, biedt een hybride evenement nog meer mogelijkheden. Denk aan het bijhouden van welke onderdelen populair zijn, waar mensen afhaken of juist terugkomen, en andere interactiedata.
Voorbeelden van hybride events
In de afgelopen jaren hebben we veel ervaring opgedaan in het faciliteren van hybride evenementen. Tijdens de coronapandemie heeft deze techniek een toevlucht genomen en hebben wij onszelf nog verder ontwikkeld met talloze mogelijkheden. Hieronder lichten we een aantal mooie cases uit.
Opening NDW-kantoor
In opdracht van Rijkswaterstaat hebben wij voor het Nationaal Data Wegverkeer (NDW) een hybride evenement mogen faciliteren voor de opening van het nieuwe kantoor in het Provinciehuis te Utrecht. Omdat het kantoor te klein was om alle honderden gasten te ontvangen, hebben wij een live videoverbinding opgezet tussen de evenementenlocatie en het kantoor van NDW. Deze verbinding was een tweezijdige verbinding, wat betekent dat de presentator op het podium zonder vertraging live kon communiceren met het bestuur dat zich in het nieuwe kantoor bevond. Zowel het geluid als het beeld was duidelijk hoorbaar in de zaal.
Omdat een van de sprekers niet aanwezig kon zijn bij het evenement, hebben wij ook een tweede verbinding opgezet met een spreker op afstand. Ook deze spreker kon zowel meekijken op het kantoor als in de zaal.
Algemene Ledenvergaderingen (ALV) voor Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF)
Meermaals hebben wij de Algemene Ledenvergaderingen (ALV) van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) mogen livestreamen. Deze livestream was live te volgen via een besloten pagina op de website van het KNGF. Door middel van een chat konden leden reacties geven of moties indienen.
Om de rust in de zaal zoveel mogelijk te behouden, hebben wij gebruik gemaakt van zogeheten PTZ-camera’s. Dit zijn camera’s die op afstand bediend kunnen worden, waardoor we een cameraman in de zaal konden besparen met hetzelfde resultaat. De vergaderingen werden elke editie op een andere locatie gehouden, wat het voor ons de uitdaging maakte om op elke locatie dezelfde kwaliteit en beleving voor de kijkers te leveren. Onder andere hebben we livestreams verzorgd vanuit De Schakel in Nijkerk, het hoofdkantoor in Amersfoort en Fort de Gagel in Utrecht.
Hybride herdenking op Landgoed Bronbeek in Arnhem
Jaarlijks vindt in Arnhem de herdenking plaats van de slachtoffers van de Birma-Siam en Pakan Baroe spoorwegen. Al enkele jaren op rij livestreamen wij deze herdenking in samenwerking met AR Video uit Veenendaal. AR Video is specialist in het livestreamen van uitvaarten. Wij hebben onder andere diverse crewleden geleverd en ook PTZ-camera’s. Door middel van deze camera’s konden wij vrijwel onopvallend mooie beelden maken van de herdenking.
Hybride General Meeting Northwave
In opdracht van Northwave Cyber Security mogen wij jaarlijks de techniek faciliteren voor een hybride General Meeting. Vanuit het Nederlandse hoofdkantoor in Utrecht wordt er een liveverbinding opgezet met de collega’s in Duitsland. Meerdere collega’s uit Duitsland geven ook een presentatie aan de medewerkers in Nederland.
Daarnaast leveren wij, in samenwerking met Spaander Productions uit Veenendaal, de volledige techniek, zoals licht, geluid en presentatietechniek.
Hybride ALV Beroepsvereniging Echoscopisten Nederland
Tijdens verkoopgesprekken kunnen verschillende soorten video’s worden ingezet om de boodschap te In opdracht van De Schakel in Nijkerk hebben wij voor de Beroepsvereniging Echoscopisten Nederland uit Zetten een hybride ALV mogen faciliteren. In de zaal waren enkele tientallen mensen aanwezig en online volgden enkele honderden deelnemers. Voor extra interactie en een betere beleving van de leden die thuis meekeken, was het mogelijk om via een videoverbinding in te bellen met de ‘zaal’.
Tevens hebben wij voor deze opdracht ook de stemtool, inclusief een uitslagenmodule, mogen faciliteren. Zowel de leden in de zaal als thuis konden op diverse onderwerpen in de vergadering stemmen. Via een klein scherm op de tafel van de voorzitter konden wij communiceren met de voorzitter wanneer er bijvoorbeeld iemand online wilde inbellen.
Hybride Ontmoetingsdag Amyloïdose Nederland
Jaarlijks organiseert Stichting Amyloïdose Nederland een ontmoetingsdag voor patiënten. In diverse zalen zijn lezingen te volgen. Via een online omgeving hebben wij ervoor gezorgd dat deze veelal kwetsbare patiënten toch live mee konden kijken in de verschillende zalen. Via een chat was het mogelijk om vragen te stellen aan de sprekers op de podia.
Redenen voor een hybride evenement
Persoonlijk contact en live aanwezig zijn bij een evenement of gebeurtenis heeft in veel gevallen de voorkeur. Dit is geheel begrijpelijk, maar helaas is het niet altijd mogelijk om dit te realiseren. Redenen kunnen bijvoorbeeld zijn dat je een groter aantal mensen wilt bereiken dan er op de locatie aanwezig kunnen zijn. Of je doelgroep woont op zoveel diverse plekken dat reistijd vaak als excuus wordt gebruikt om niet te komen. Ook kunnen bijvoorbeeld veiligheidsmaatregelen tijdens de uitbraak van een pandemie ervoor zorgen dat er voor een hybride evenement wordt gekozen.
Welke evenementen zijn geschikt voor een hybride vorm?
Eigenlijk is vrijwel ieder evenement geschikt om in een hybride vorm te faciliteren voor de bezoekers. Enkele voorbeelden van geschikte evenementen zijn:
- Open dagen en openingen
- Congressen en symposia
- Vergaderingen en meetings
- Concerten en uitvoeringen
- Herdenkingsdiensten en uitvaarten
Hoe organiseer je een succesvol hybride evenement?
Het organiseren van een succesvol hybride evenement vraagt om een andere aanpak dan een volledig fysiek of alleen online evenement. Eigenlijk organiseer je twee evenementen: een online variant en een offline variant. Heb je hulp nodig? Wij helpen je graag van begin tot eind bij het organiseren van een hybride evenement.
Hieronder staan enkele belangrijke stappen om een succesvol hybride evenement te organiseren:
- Definieer je doelstellingen
Bepaal van tevoren wat je met het evenement wilt bereiken en wat de rol van de online deelnemers hierin is. Wil je vooral informeren, of is het belangrijk dat er veel interactie is? Dit heeft invloed op de technologie die je inzet en de opzet van het evenement. - Kies de juiste technologie
De keuze voor de juiste technologie is cruciaal bij een hybride evenement. Je hebt niet alleen een betrouwbaar livestreamplatform nodig, maar ook interactietools zoals polls, chatmogelijkheden en videoconferentiesoftware om de online deelnemers actief te betrekken. Denk ook aan de hardware zoals schermen, licht, speakers, microfoons en camera’s. Wij faciliteren alle middelen die nodig zijn voor een hybride evenement. - Interactie voor beide groepen
Een veelgemaakte fout bij hybride evenementen is dat online deelnemers een minder goede ervaring hebben dan de offline gasten. Soms wordt dit bewust gedaan om ervoor te zorgen dat het fysieke gedeelte beter wordt bezocht. Maar als je beide groepen dezelfde ervaring wilt geven, is het belangrijk om goed na te denken over de interactiemogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een lunchbox die je opstuurt naar de deelnemers die het evenement vanuit huis of kantoor volgen. - Communiceer duidelijk
Zorg ervoor dat zowel de fysieke als online deelnemers precies weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze kunnen deelnemen. Wij zorgen voor duidelijke instructies voor het eventueel online inloggen.
Wat kunnen wij leveren?
Als videoproductiebedrijf kunnen wij, in samenwerking met onze vaste partners, een compleet aanbod leveren voor het faciliteren van hybride evenementen. Denk onder andere aan de volgende faciliteiten:
- Meercamera-registraties en videoverbindingen
- Interactieve tools zoals stemmodules en chatfuncties
- Presentatietechniek, zoals timers, autocue en afkijkschermen
- Licht- en geluidstechniek
- Beamers en schermen voor presentaties
- Evenementwebsite en registratiemodule
Meer weten over hybride evenementen?
Hybride evenementen bieden een scala aan voordelen, zoals een groter bereik, kostenbesparing en verbeterde toegankelijkheid. Ze zijn ook niet voor niets een hype aan het worden. In een wereld waar flexibiliteit steeds belangrijker wordt, is het logisch dat steeds meer bedrijven en organisaties kiezen voor een hybride evenement. Bij Van Ei naar Kip zijn we gespecialiseerd in het creëren van deze evenementen, en we helpen je graag om jouw evenement tot een succes te maken.
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jouw volgende hybride evenement kunnen ondersteunen.
Neem contact op Ga terug naar het overzicht